عندما تشعر أن كل شيء يجب أن يتم الآن: كيف تختار ما تبدأ به

تحديد الموعد النهائي الفعلي لكل مهمة بدلاً من افتراض أنها جميعاً عاجلة.

1. 1
   اسأل: "ما هو آخر موعد ممكن لإنجاز هذه المهمة؟" — لكل مهمة في قائمتك، اسأل نفسك: ما هو آخر وقت يمكنني فيه إنجاز هذه المهمة دون عواقب سلبية؟ اكتب هذا التاريخ بجانب المهمة.
2. 2
   رتب المهام حسب المواعيد النهائية الحقيقية — بعد تحديد المواعيد النهائية الحقيقية، رتب المهام من الأقرب موعداً إلى الأبعد. ستجد أن بعض المهام التي ظننتها عاجلة يمكن تأجيلها أسبوعاً.
3. 3
   تحقق من العواقب — لكل مهمة، فكر في عواقب تأجيلها. إذا كانت العواقب طفيفة (مثل إزعاج بسيط)، فهي ليست عاجلة حقاً. إذا كانت خطيرة (مثل خسارة عميل)، فهي عاجلة.

تخصيص فترات زمنية محددة لكل مهمة عاجلة في تقويمك.

1. 1
   حدد أهم 3 مهام عاجلة لليوم — من قائمة المهام العاجلة، اختر 3 مهام فقط ستنجزها اليوم. تجاهل الباقي مؤقتاً.
2. 2
   احجز وقتاً لكل مهمة في تقويمك — في تقويمك الرقمي أو الورقي، احجز كتلة زمنية لكل مهمة. مثال: من 9 إلى 10:30 صباحاً للمهمة الأولى، من 11 إلى 12 للمهمة الثانية.
3. 3
   التزم بالوقت المحجوز — خلال الوقت المحجوز، ركز فقط على المهمة المحددة. أغلق البريد الإلكتروني ووسائل التواصل. إذا انتهيت مبكراً، استخدم الوقت المتبقي للراحة أو التخطيط.
4. 4
   راجع في نهاية اليوم — في نهاية اليوم، راجع ما أنجزته. إذا لم تنجز كل المهام الثلاث، فكر في سبب ذلك: هل الوقت غير كاف؟ هل كانت المهام كبيرة جداً؟
5. 5
   اضبط لليوم التالي — بناءً على المراجعة، اضبط عدد المهام أو مدة الوقت المحجوز لليوم التالي. ربما تحتاج إلى مهمتين فقط بدلاً من ثلاث.

تقييم كل مهمة بناءً على مقدار تأثيرها ومقدار الجهد المطلوب.

1. 1
   قيم تأثير كل مهمة من 1 إلى 10 — لكل مهمة عاجلة، اسأل: ما مدى تأثير هذه المهمة على أهدافي أو عملي؟ أعطها درجة من 1 (تأثير ضعيف) إلى 10 (تأثير كبير).
2. 2
   قيم الجهد المطلوب من 1 إلى 10 — قدر الجهد أو الوقت المطلوب لإنجاز المهمة. 1 لجهد قليل (مثل إرسال بريد إلكتروني)، 10 لجهد كبير (مثل كتابة تقرير طويل).
3. 3
   احسب النسبة: التأثير ÷ الجهد — اقسم درجة التأثير على درجة الجهد. المهام ذات النسبة الأعلى (تأثير عالٍ وجهد منخفض) هي الأفضل للبدء بها. مثال: مهمة تأثيرها 8 وجهدها 2 تكون نسبتها 4، وهي عالية.
4. 4
   رتب المهام حسب النسبة — رتب قائمة المهام من الأعلى نسبة إلى الأقل. ابدأ بالمهام ذات النسبة الأعلى، فهي تعطيك أكبر عائد بأقل جهد.

التخلص من بعض المهام العاجلة بتفويضها للآخرين أو حذفها إذا لم تكن ضرورية.

1. 1
   اسأل: "هل يجب أن أفعل هذه المهمة بنفسي؟" — لكل مهمة عاجلة، اسأل نفسك: هل أنا الشخص الوحيد الذي يمكنه إنجاز هذه المهمة؟ إذا كانت الإجابة لا، فكر في تفويضها.
2. 2
   حدد من يمكنه المساعدة — إذا كانت المهمة قابلة للتفويض، فكر في زميل أو مساعد أو حتى خدمة خارجية يمكنها القيام بها. مثال: تفويض ترتيب موعد اجتماع لمساعدك.
3. 3
   اسأل: "ماذا سيحدث إذا لم أفعل هذه المهمة؟" — للمهام التي لا يمكن تفويضها، اسأل: ما هي العواقب إذا تركت هذه المهمة دون إنجاز؟ إذا كانت العواقب طفيفة أو معدومة، فكر في حذفها من قائمتك.
4. 4
   تصرف بناءً على الإجابات — بعد هذه الأسئلة، إما فوض المهمة، أو احذفها، أو احتفظ بها إذا كانت ضرورية حقاً. ستجد أن قائمتهم تقلصت بشكل ملحوظ.