Deja de hacer listas interminables y empieza a tachar lo importante

Usa la matriz de Eisenhower para decidir qué hacer primero.

1. 1
   Dibuja una matriz de 2x2 en una hoja — Divide la hoja en cuatro cuadrantes: Urgente e Importante, No Urgente e Importante, Urgente y No Importante, No Urgente y No Importante.
2. 2
   Coloca cada tarea en un cuadrante — Por ejemplo, 'preparar informe para mañana' va en Urgente e Importante. 'Aprender un nuevo software' va en No Urgente e Importante.
3. 3
   Haz primero las tareas del cuadrante Importante-No Urgente — Son las que realmente generan progreso a largo plazo. Dedica al menos el 60% de tu tiempo a ellas. Las urgencias suelen ser ruido.
4. 4
   Elimina o delega lo Urgente-No Importante — Correos que requieren respuesta rápida pero no son críticos: responde en bloque o pide ayuda. No dejes que te consuman el día.
5. 5
   Revisa la matriz cada viernes — Evalúa si pasaste demasiado tiempo en urgencias. Ajusta la próxima semana para enfocarte más en lo importante.

Junta tareas del mismo tipo (llamadas, correos, creativas) y hazlas todas seguidas.

1. 1
   Identifica categorías de tareas recurrentes — Por ejemplo: administrativas (correos, facturas), creativas (escribir, diseñar), sociales (reuniones, llamadas). Anota cuáles se repiten cada semana.
2. 2
   Asigna un bloque de tiempo fijo para cada categoría — Por ejemplo, correos solo de 10 a 11 AM y de 4 a 5 PM. No los mires fuera de esos bloques. Las tareas creativas, de 9 a 11 AM cuando tienes más energía.
3. 3
   Protege ese bloque como una cita médica — Ponlo en tu calendario con recordatorio. Si alguien te pide algo fuera de ese bloque, diles: 'Lo reviso en mi horario de correos'.
4. 4
   Haz solo una categoría por bloque — No mezcles. Si estás en el bloque de llamadas, no respondas correos. El cambio de contexto te cuesta hasta 20 minutos de concentración.
5. 5
   Evalúa y ajusta los bloques cada semana — Si ves que un bloque siempre se desborda, agrégale 30 minutos. Si sobra tiempo, reduce el bloque.

Si una tarea toma menos de 2 minutos, hazla inmediatamente sin anotarla.

1. 1
   Identifica tareas que tomen menos de 2 minutos — Ejemplos: responder un mensaje corto, archivar un documento, apuntar un número de teléfono. No lo pienses dos veces.
2. 2
   Hazlas en el momento, sin pasarlas a la lista — En cuanto te llegue una tarea así, ejecútala. No la escribas ni la pospongas. Si la anotas, ya perdiste más tiempo del que te ahorras.
3. 3
   Usa un temporizador para asegurarte de que no te excedes — Pon 2 minutos en tu reloj. Si al sonar no has terminado, entonces pásala a la lista. Pero la mayoría de las veces sí terminarás.
4. 4
   Revisa al final del día cuántas tareas de 2 minutos hiciste — Te sorprenderá la cantidad de pequeñas cosas que resuelves sin esfuerzo. Esa sensación de avance te motivará.

Dedica 5 minutos cada tarde para revisar lo hecho y planificar el día siguiente.

1. 1
   A las 5 PM, saca tu lista del día — Si trabajas de 9 a 6, elige una hora fija. Revisa qué tachaste y qué quedó pendiente.
2. 2
   Pasa lo no hecho a la lista de mañana — Pero solo si sigue siendo importante. Si no, elimínalo o pásalo a la lista maestra. No arrastres tareas por culpa.
3. 3
   Escribe las 5 tareas del día siguiente — Con la mente fresca, elige las 5 tareas clave para mañana. Así, cuando llegue la mañana, ya tienes plan sin pensar.
4. 4
   Cierra el día: guarda la lista y no la mires hasta mañana — Apaga el ordenador o cierra la libreta. Tu cerebro necesita desconectar. Si piensas en tareas por la noche, escríbelas en un papel y déjalo fuera del dormitorio.