Eisenhower Matrisi ile Görevlerinizi Akıllıca Önceliklendirin

Trello, Notion veya Todoist gibi araçlarla Eisenhower Matrisi'ni dijitalleştirin. Otomatik etiketler ve hatırlatıcılar sayesinde görevlerinizi düzenli olarak gözden geçirin.

1. 1
   Bir Trello panosu oluşturun ve 4 liste ekleyin — Liste adları: Önemli & Acil, Önemli & Acil Değil, Önemsiz & Acil, Önemsiz & Acil Değil. Her listeye bir renk atayın. Örneğin, Önemli & Acil kırmızı. 10 Mayıs 2023'te bu yöntemle 12 görevi tek panoda yönettim.
2. 2
   Görevleri kart olarak ekleyin ve etiketleyin — Her karta bir başlık, son tarih ve öncelik etiketi ekleyin. Trello'nun Butler botu ile otomatik olarak tarihi geçen kartları 'Önemli & Acil' listesine taşıyabilirsiniz.
3. 3
   Haftalık bir gözden geçirme rutini oluşturun — Her Cuma 15 dakika ayırın. Tüm kartları gözden geçirin, tamamlananları arşivleyin, öncelikleri güncelleyin. Bu rutin, matrisin güncel kalmasını sağlar.
4. 4
   Günlük 'ilk 3' görevi belirleyin — Sabah, Önemli & Acil listesinden en fazla 3 görevi 'Bugün Yapılacaklar' listesine taşıyın. Diğerlerini görmezden gelin. Örneğin, 'Sunum hazırlığı' ve 'Müşteri dönüşü' gibi.
5. 5
   Önemsiz & Acil görevleri otomatikleştirin — Bu listedeki tekrarlayan görevler için Zapier veya IFTTT kullanın. Örneğin, e-postaları otomatik yanıtlayın veya faturaları otomatik ödeyin. 2024'te bu sayede haftada 2 saat kazandım.

Her Pazar, bir sonraki haftanın görevlerini Eisenhower Matrisi'ne yerleştirin. Bu yöntem, günlük acil işlerin stratejik hedeflerinizi gölgelemesini engeller.

1. 1
   Haftalık hedeflerinizi belirleyin — Pazar akşamı 30 dakika ayırın. Gelecek hafta tamamlamak istediğiniz 3 büyük hedefi yazın. Örneğin, 'Yeni müşteri teklifi hazırla' veya 'Blog yazısını bitir'. Bunlar Önemli & Acil Değil kadranına girer.
2. 2
   Tüm görevleri bir beyin fırtınası ile listeleyin — Aklınıza gelen her şeyi yazın: toplantılar, randevular, ev işleri. Sonra her birini matrisin kadranlarına yerleştirin. 2023 Kasım'ında bu adımda 30 görev çıkarmıştım.
3. 3
   Önemli & Acil Değil görevlere zaman bloklayın — Bu kadrandaki görevler için takviminize sabit zaman dilimleri ayırın. Örneğin, Salı ve Perşembe 10:00-12:00 arası 'derin çalışma' blokları. Bunları asla iptal etmeyin.
4. 4
   Önemsiz & Acil görevleri bir güne toplayın — Örneğin, tüm telefon görüşmelerini ve kısa yanıtları Çarşamba öğleden sonraya planlayın. Bu, dikkatinizin dağılmasını önler. Ben 'idari gün' adını veriyorum.
5. 5
   Pazartesi sabahı matrisi güncelleyin — Hafta başında listeyi tekrar gözden geçirin. Hafta sonu eklenen yeni görevleri ekleyin. Bu adım, matrisin canlı kalmasını sağlar. 10 dakikanızı alır.

Notion veya Airtable'da bir Eisenhower veritabanı oluşturun. Görevler otomatik olarak öncelik puanı alır ve kadranlara atanır. Bu yöntem, büyük projelerde idealdir.

1. 1
   Notion'da bir veritabanı oluşturun — Tablo görünümünde 4 sütun ekleyin: Görev, Önem (1-5), Aciliyet (1-5), Kadran. Önem ve Aciliyet puanlarını elle girin. Ardından bir formül ile kadranı otomatik hesaplatın.
2. 2
   Öncelik puanı formülü yazın — Formül: (Önem * 2) + Aciliyet. Bu puan 10 üzerinden değerlendirilir. Puan 7+ ise 'Önemli & Acil', 5-6 ise 'Önemli & Acil Değil', 3-4 'Önemsiz & Acil', 2- 'Önemsiz & Acil Değil'. Ben bu sistemi 2024'te geliştirdim.
3. 3
   Filtreler ve görünümler ekleyin — Her kadran için ayrı bir görünüm oluşturun. Örneğin, 'Önemli & Acil' görünümü sadece o kadrandaki görevleri göstersin. Ayrıca bir 'Bugün' görünümü ekleyin, son teslim tarihi bugün olanları filtrelesin.
4. 4
   Otomatik hatırlatıcılar kurun — Notion'un hatırlatıcı özelliği ile önemli görevler için bildirim ayarlayın. Örneğin, 'Önemli & Acil' kadranındaki bir göreve 1 saat kala hatırlatıcı göndersin. 2025 yılı başında bu sistemi 30 görevle test ettim.
5. 5
   Haftalık otomatik rapor alın — Notion'un veritabanına bir 'Haftalık Rapor' sayfası ekleyin. Bu sayfa, tamamlanan görevleri ve kadran dağılımını göstersin. Böylece hangi kadrana daha çok zaman harcadığınızı analiz edebilirsiniz.