Deja de perder tiempo en hojas de cálculo: trucos que funcionan

Enfócate en SUMIF, QUERY, VLOOKUP, IF y ARRAYFORMULA. Con ellas haces casi todo.

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   SUMIF y SUMIFS — Suma valores que cumplan una condición. Ejemplo: =SUMIF(A:A, "Pagado", C:C) suma los importes de las celdas marcadas como 'Pagado'.
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   QUERY — La más potente. Ejemplo: =QUERY(A1:F100, "SELECT A, SUM(C) WHERE B = 'Gastos' GROUP BY A LABEL SUM(C) ''") te da un resumen automático.
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   VLOOKUP (o BUSCARV) — Busca un valor en una columna y devuelve otro de la misma fila. Ejemplo: =VLOOKUP(D2, A:B, 2, FALSE) busca el DNI en A y devuelve el nombre.
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   IF anidado — Condiciones múltiples. Ejemplo: =IF(A1>1000, "Alto", IF(A1>500, "Medio", "Bajo")) categoriza gastos.
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   ARRAYFORMULA — Aplica una fórmula a todo un rango sin arrastrar. Ejemplo: =ARRAYFORMULA(B2:B*C2:C) multiplica dos columnas enteras.

Aprovecha las plantillas de Google Sheets o crea las tuyas con estructura modular.

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   Elige una plantilla de la galería — En Google Sheets, ve a 'Archivo > Nuevo > Desde plantilla'. Hay de presupuestos, calendarios, facturas. Escoge la que más se parezca a tu necesidad.
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   Personaliza solo lo esencial — Cambia los títulos, elimina columnas que no uses y ajusta las fórmulas. No te desvíes añadiendo decenas de pestañas.
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   Crea tu propia plantilla base — Diseña una hoja con tu estructura ideal: encabezados, formato condicional, fórmulas clave. Luego guárdala como plantilla con 'Guardar como plantilla'.
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   Usa complementos de plantillas — Instala 'Template Gallery' desde el menú Complementos. Tiene decenas de plantillas profesionales para finanzas, proyectos y más.

Graba macros para tareas repetitivas o escribe scripts para automatizaciones complejas como envío de correos.

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   Graba una macro simple — Ve a 'Extensiones > Macros > Grabar macro'. Haz clic en las acciones que repites (ej: ordenar datos, aplicar formato). Detén la grabación y asígnale un nombre.
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   Asigna un atajo a la macro — En 'Extensiones > Macros > Administrar macros', puedes asignar un número de tecla (Ctrl+Alt+Shift+1, etc.). Úsalo para ejecutar la macro al instante.
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   Prueba Google Apps Script con un ejemplo — Abre 'Extensiones > Apps Script'. Escribe una función simple: function enviarCorreo() { MailApp.sendEmail('correo@ejemplo.com', 'Asunto', 'Mensaje'); }. Ejecútala.
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   Crea un trigger temporal — En Apps Script, ve a 'Activadores' y añade uno basado en tiempo (cada hora, al abrir la hoja). Útil para enviar informes automáticos.
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   Conecta con otras apps — Usa servicios como 'UrlFetchApp' para importar datos de APIs (clima, cotizaciones) o 'SpreadsheetApp' para modificar hojas desde otras aplicaciones.

Aplica colores automáticos a celdas según su valor para identificar patrones de un vistazo.

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   Selecciona el rango a formatear — Por ejemplo, selecciona la columna de totales (C2:C100) si quieres resaltar gastos altos.
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   Ve a 'Formato > Formato condicional' — Se abre un panel lateral. Ahí defines las reglas.
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   Crea una regla básica — Elige 'Mayor que' y escribe 1000. Selecciona un color de relleno rojo. Así verás al instante los gastos que superan 1000€.
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   Añade reglas con fórmulas personalizadas — Selecciona 'La fórmula personalizada es' y escribe =$A1="Pagado". Aplica un color verde. Así las filas pagadas se ven distintas.
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   Usa escalas de color — Para datos numéricos, elige 'Escala de color'. Por ejemplo, de verde (bajo) a rojo (alto). Ideal para mapas de calor en tablas grandes.